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Si vous effectuez des transactions, des ventes ou si vous offrez des services en exonération de TVA (Taxe sur Valeur Ajoutée) au sein de l’Union Européenne, alors vous et votre partenaire devez disposer d’un numéro de TVA. Il s’agit en effet d’un identifiant fiscal individuel octroyé aux entreprises soumises à cette taxe et qui entretiennent des relations commerciales avec des partenaires européens.
Pendant une transaction, vous devez indiquer le numéro de votre partenaire. Si ce dernier n’est pas valide, alors l’exonération TVA n’est pas réalisable et vous risquez de vous acquitter de la taxe de votre partenaire à sa place. Pour éviter une telle situation, il est important de vérifier la validité de son numéro de TVA avant de l’utiliser. Il existe pour cela un service facilement accessible : le Système Automatisé d’Information sur la TVA (VIES) de la Commission Européenne.
Est-ce qu’un numéro de TVA peut-être non valide ?
Il peut arriver que le numéro de TVA que vous communique un partenaire ne soit pas valide. Cela voudrait dire que ledit numéro n’est pas enregistré dans la base de données nationale correspondante. Plusieurs raisons peuvent expliquer cela :
- l’inexistence du numéro unique
- le numéro n’a pas encore été activé
- le partenaire n’a pas encore terminé l’enregistrement de son entreprise
Comment vérifier gratuitement un numéro non TVA ?
Lorsque vous utilisez un numéro de TVA non valide pour effectuer des transactions, vous pouvez être amené à payer la taxe normalement due à votre partenaire. Pour éviter cela, vous devez impérativement vérifier le numéro que ce dernier vous a communiqué.
Comment vérifier votre propre numéro ?
Pour gratuitement vérifier votre numéro de TVA, référez-vous à la lettre d’accueil de l’administration fiscale que le SIE vous a envoyée ou à votre déclaration de TVA. Vous pouvez aussi vérifier votre TVA en passant un appel au SIE. Ils vous le communiqueront gratuitement.
Comment vérifier le numéro de TVA de l’un de vos partenaires ?
Pour vérifier le numéro de TVA de l’un de vos partenaires (client ou fournisseur), vous pouvez utiliser le Système Automatisé d’Information sur la TVA (VIES) de la Commission Européenne.
Le VAT Information Exchange System (VIES) est en effet une sorte de moteur de recherche mis en place par la Commission Européenne pour échanger des informations sur la TVA des citoyens des pays membres. Vous pouvez facilement avoir accès à ce système sur internet.
Les informations qui y sont communiquées proviennent des bases de données nationales de TVA des différents pays de l’UE. Mais pour protéger les données de leurs citoyens, certaines informations ne sont pas communiquées par les autorités des pays de l’UE. Ce sont notamment le nom et l’adresse du propriétaire du numéro de TVA. Vous avez néanmoins toutes les informations nécessaires pour vérifier l’existence du numéro qui vous a été communiqué.
Lorsque vous y recherchez le numéro de TVA d’un partenaire, deux situations peuvent se présenter : soit le numéro existe et donc est valide, soit il n’est pas valide.
Lorsque le numéro est valide, VIES vous indique toutes les informations relatives à ladite taxe sur la valeur ajoutée. Vous pouvez dès lors effectuer en toute sécurité des transactions avec ce client ou ce fournisseur.
Lorsque le numéro n’est pas valide, la mention « non valide » lui est donnée. Dans ce cas, le numéro ne se trouve dans aucune base de données des différents pays. Les causes possibles sont énumérées plus haut.
Cependant, les modifications récentes apportées aux numéros de TVA ne sont pas automatiquement renseignées dans les bases de données, et donc dans le système VIES. Cela peut prendre un certain temps. Dans le cas d’un numéro non valide, vous devez donc envisager une autre méthode pour la vérification. Vous pouvez contacter votre Service d’Impôts des Entreprises pour des renseignements.
À quoi sert un numéro de TVA ?
Le numéro de TVA permet de faciliter les échanges commerciaux entre entreprises européennes. Ce numéro identifie en effet de façon unique une entreprise soumise à une taxe sur valeur ajoutée (TVA) intracommunautaire. Il identifie ainsi les démarches auprès de la douane et facilite le suivi et le remboursement de la TVA et notamment le mécanisme d’autoliquidation de la TVA . Vous devez en effet être en règle vis-à-vis de l’administration fiscale de votre pays. À cet effet, votre numéro de TVA doit figurer partout où se trouve votre numéro d’entreprise. Il doit donc être mentionné sur :
- vos factures d’entreprise, peu importe l’endroit où l’échange est fait et la nature de ce dernier ;
- les déclarations d’échanges de biens et de services ;
- les déclarations de TVA de votre entreprise.
Comment obtenir un numéro TVA ?
Pour obtenir un numéro de TVA, deux cas de figure peuvent être envisagés : le cas où vous êtes redevable de la TVA et le cas où vous ne l’êtes pas.
Dans le premier cas, votre numéro de TVA vous est automatiquement délivré par l’administration fiscale. En effet, lors de l’immatriculation de votre entreprise, le Service des Impôts des Entreprises (SIE) vous le transfère gratuitement. Référez-vous à la lettre d’accueil de l’administration fiscale qui vous est envoyée. Vous pouvez aussi facilement l’obtenir en contactant ce même service. Notez que cette démarche est totalement gratuite. Aucune structure ne vous demandera de payer pour le recevoir.
Dans le second cas de figure, le numéro ne vous est pas automatiquement attribué. Ce sera à vous d’en faire la demande auprès du SIE lorsque vous comptez réaliser des échanges avec d’autres pays de l’Union Européenne.
Comment calculer son numéro TVA ?
Bien qu’il soit possible d’obtenir facilement votre numéro de TVA, il est également possible de facilement calculer ce dernier. En effet, vous pouvez facilement obtenir votre numéro unique en utilisant le numéro SIREN à 9 chiffres ou le numéro SIRET à 14 chiffres de votre entreprise.
En général, en France, le numéro de TVA débute par les lettres FR. S’en suivent la clé attribuée par les services fiscaux du siège social de l’entreprise et le numéro SIREN de l’entreprise. Si vous êtes en France et que vous connaissez votre numéro SIREN ou SIRET, vous connaissez deux composantes de votre numéro unique. La dernière partie, la clé, est obtenue avec un calcul tout simple.
Il vous suffit de prendre le reste de la division euclidienne de votre SIREN par 97, de multiplier ce résultat (le reste de la division) par 3 et d’ajouter 12 au résultat obtenu. La clé est le reste de la division euclidienne du résultat obtenu par 97. C’est aussi simple que ça.
Par exemple, si votre numéro SIREN est 123456789, on aura le calcul suivant : le reste de la division euclidienne de ce numéro par 97 donne 39. Lorsqu’on multiplie ce chiffre par 3 et qu’on ajoute 12, on obtient 129. Le reste de la division euclidienne de 129 par 97 est 32, ce qui constitue la clé. Ainsi, le numéro de TVA d’une telle entreprise sera FR 32 123456789.
Le numéro de TVA ce n’est pas si compliqué
En définitive, le numéro de TVA est un numéro associé de façon unique à chaque entreprise qui s’est enregistrée auprès de l’administration fiscale de son pays dans l’Union Européenne. Ce numéro permet aux autorités de faciliter le suivi et le remboursement de la taxe sur la valeur ajoutée. Il est aussi utilisé dans les transactions pour les exonérations de TVA. Dans ce cadre, le client ou le fournisseur doit vous communiquer son numéro de TVA.
Lorsque ce dernier n’est pas valide, vous pouvez être amené à vous acquitter de sa TVA. Pour éviter cela, vous devez impérativement vérifier les numéros qui vous sont communiqués. Cette vérification peut se faire gratuitement à partir du Système Automatisé d’Information sur la TVA (VIES).
